Dette er personalhåndboken til SoCentral. Håndboken er et levende dokument som gir ansatte et felles referansepunkt om hvem vi er, hvordan vi jobber og hvorfor vi er til. Håndboken er åpent tilgjengelig som et eksempel på hvordan vi ønsker at en bedrift skal ivareta sine ansatte.
Etter utallige konferanser hvor alle snakket om hvor viktig det er med samarbeid på tvers av sektorer for å løse de store samfunnsutfordringene, men få faktisk gjorde det, stiftet Cathrine, Thomas og Håkon SoCentral i 2012. Visjonen var å skape et mer rettferdig og bærekraftig samfunn ved å vise hvordan nye samarbeidsmodeller kan gi bedre resultater.
Strategiene endres kontinuerlig og vi har blitt flere, men visjonen står fortsatt.
Vår visjon
Et sterkt bærekraftig samfunn hvor alle kan bidra
Våre verdier
SoCentral er opptatt av verdier og et sett verdier har vokst frem som vi nå tar med oss i alt vi gjør. Disse er:
Samarbeid
Vi søker alltid samarbeid, men aldri for samarbeidets skyld. Vi samarbeider fordi vi har valgt å jobbe med komplekse samfunnsutfordringer, hvor vi mener samarbeid er en forutsetning for gode løsninger. Vi forsøker å bruke hverandres styrker for å oppnå de beste resultatene og bryr oss ikke om hvem som gjorde hva.
Modig
Vi våger å utfordre det eksisterende. Vi er tydelige når vi er uenige. Vi våger å stikke hodet frem og ta posisjon, men vet at vi aldri sitter på hele svaret.
Transparent
Vi er åpne om hva vi gjør og skjuler ingenting. Vi deler gjerne erfaringer og kunnskap om det som går bra og det som går dårlig.
Humor
Uten humor ingen kreativitet. Uten kreativitet ingen gode idéer. Uten gode idéer ingen skaperkraft. Uten skaperkraft ingen resultater.
Arbeidsfilosofi
Store samfunnsutfordringer krever nye måter å jobbe på. Vi forventer mye av oss selv, men anerkjenner at vi ikke kan gjøre det med evige oppgavelister og permanent arbeid. Hos SoCentral har du frihet og tillit til å løse disse utfordringene på den måten som passer deg best. Dette innebærer fleksibilitet på når du jobber og hvor du jobber fra.
Vi jobber helst i team. Det krever tilpasning til de andre du jobber med. Det er ikke et strengt hierarki eller avdelinger i SoCentral, men det er ofte en prosjektleder eller en person med overordnet ansvar for et område. Dette betyr ikke at disse er ufeilbarlige ledestjerner, men heller at denne personen sikrer at du kan bruke mest mulig av din tid på å gjøre det du er best på.
SoCentral eksperimenterer med løsninger på viktige samfunnsutfordringer. Det er uunngåelig at vi ikke alltid lykkes med ting vi ønsker å få til. Det er ok. Det er faktisk helt nødvendig. Når ting ikke går vår vei er det viktig å være tydelig på hva som har gått galt og å være ryddig overfor oss selv og våre samarbeidspartnere.
For å unngå å feile når vi feiler (og for å styrke suksessen når vi lykkes) er det essensielt at vi deler så mye som mulig og spør om hjelp når vi trenger det. Det aller meste vil bli bedre med ny informasjon eller nye øyne. SoCentral er kunnskapsdrevet og vi er avhengig av at ny kunnskap deles både internt og eksternt.
Code of Conduct
SoCentral tolererer ingen form for diskriminering, rasisme eller hets på arbeidsplassen, eller som del av prosjekter vi jobber med eller arenaer vi er del av.
Vi forventer at du oppfører deg bra og er hyggelig mot kollegaer, medlemmer, partnere og egentlig alle andre du har noe med å gjøre. God oppførsel og humør smitter, og vi vil gjerne være kilden til dette.
For oss er mangfold blant alle våre ansatte og samarbeidspartnere essensielt. Det gjør at vi alltid kan utfordre hverandre og problemstillingene vi jobber med, og det bidrar til at vi evner å se hele samfunnet vi jobber for.
Kvalitetsprinsipper
Vi har respekt for hverandres tid. Det betyr at vi holder frister, møter til avtalt tid både internt og eksternt, er tilstede der man er og stiller forberedt.
Vi har lav terskel for å melde fra, og sier ifra i god tid hvis vi blir sene og ikke kan levere på frister.
Vi tør å dele arbeid tidlig. Bra og levert er bedre enn perfekt og fortsatt i prosess.
Vi gir tilbakemeldinger for å hjelpe hverandre å bli bedre og levere gode resultater.
Alle i teamet vet hva de er ansvarlige for og hva de andres ansvarsområder er.
SoCentral har vokst siden oppstart. Vi har ingen faste rutiner for mottak og onboarding av nyansatte (så mange er vi ikke), men den første måneden bruker du til å forstå hva SoCentral er og hvordan vi jobber. Det vil ta mye lenger tid enn dette å sette seg inn i hva vi gjør, men her er noen ting bør du gjøre i løpet av den første måneden:
Ha individuelle samtaler med alle de andre ansatte i SoCentral. Det er avgjørende at vi er godt kjent og har tillit til hverandre.
Sett deg inn i de digitale verktøyene vi benytter internt i SoCentral.
Lær deg hvordan du bruker giffer i Slack (hvis du er en av de).
Introduser deg selv for medlemmene i miljøets kommunikasjonskanaler (bruk gjerne en gif).
Prat med en håndfull medlemmer i miljøet. Finn ut hva de gjør, hvorfor de gjør det og hvilke utfordringer de har.
Vann plantene, lag kaffe, ta ut og inn av oppvaskmaskinen og gjør klar lunch. Det er de daglige rutinene til inkubatoren, og de har vi et felles ansvar for.
Ta en kikk på dokumentoppsettet i Google Drive. Det meste av info finnes her.
Bli med på litt forskjellige møter og prosjektarbeid.
Arbeidstid
SoCentral fører kun lovpålagte timer (timer som ligger til grunn for økonomiske avtaler). Vi har ingen opptelling på slutten av uken, men forventer fulle arbeidsuker og god balanse mellom jobb og fritid.
Vi syns selv vi har verdens kuleste arbeidsplass og trives best når så mange som mulig er samlet. Hvis du ikke jobber fra kontoret må du huske å gi beskjed til resten av teamet på Slack, og sørge for at du er tilgjengelig gjennom arbeidsdagen. Hvis du trenger å logge helt av for å drive med konsentrasjonsarbeid i noen timer er selvfølgelig det også helt i orden.
Vi forventer at du svarer på henvendelser innen rimelig tid i løpet av arbeidsdagen. Noen ganger jobber vi også utenfor normale arbeidstider, men ingen blir sure om du ikke svarer på henvendelser før neste arbeidsdag.
Kontoret
Vi forventer at du rydder etter deg selv og at du bidrar til å rydde fellesområdene når det trengs. Vi har ulike arbeidssoner, som både vi og medlemmene bruker.
Når du er på kontoret kan du sitte hvor du ønsker, men vi har noen soner du kan merke deg:
Hvis du sitter i SoCentral sitt område i 5. etg er du tilgjengelig for spørsmål og henvendelser fra våre medlemmer.
Hvis du sitter i flex-områdene i 5. eller 6. etg er du fortsatt tilgjengelig for medlemmene, men de kan ikke forvente at vi kan hjelpe umiddelbart.
Møter
Vi deler møterom med resten av medlemmene. Sørg for at du kun booker møterom når du faktisk trenger å ha et møte med fire vegger og en skjerm. Hvis du skal jobbe sammen noen andre, ha et kort arbeidsmøte eller en prat, kan det være bedre å bruke ett av bordene i sammen-området eller fellesområdet.
Skal du ha enkle videosamtaler er det bedre å benytte telefonbåsene enn å booke et møterom. Hvis du skal ha videokonferanser med flere deltakere fra vår side er det mulighet for det på alle møterommene.
Det er også mulig å booke større møterom på Sentralen, eller til når du skal ha heldagsmøter.
All booking av møterom i 5. og 6. etasje kan gjøres fra medlemsportalen.
Google Meet for interne møter og prosjektmøter med eksterne parter.
Zoom for arrangementer eller møter med deltakerliste da dette oppfattes som et "nøytralt" verktøy for mange av våre samarbeidspartnere.
Lunsj
Vi har felles lunsj for teamet kl. 11:30. Maten lages av matvarer vi kjøper inn. Vi roterer på hvem som lager og rydder lunsj, men vi prøver alltid å hjelpe hverandre, for det er en stor jobb å lage lunsj til mange. Kom gjerne med innspill på hva du ønsker av pålegg etc.
En gang i måneden er det felles medlemslunsj. Da deltar vanligvis over 50 medlemmer, og vi bestiller mat.
Hvis du vil spise noe helt annet får du rabatt i kafeén til Sentralen når du viser fram adgangskortet ditt og sier at du er “beboer”.
Samlinger
SoCentral har 2 årlige samlinger for strategi og utvikling. Normalt er dette i starten av hvert halvår.
Vi har også sommerfest og juleavslutning både sammen med medlemmene i miljøet og for oss selv.
Program- og maskinvare
SoCentral bruker en rekke programmer i jobbsammenheng. De aller fleste er skybaserte og kan brukes overalt. Du får en laptop og mobil når du starter mm. du har noe allerede som du ønsker å benytte. Vi foretrekker å unngå unødvendige innkjøp.
Du velger selv om du jobber best med mac eller pc - iOS eller android.
Samfunnsutfordringer er altoppslukende og du kommer i perioder til å jobbe mer enn en tradisjonell arbeidsuke. Vi trenger derfor ferie for å koble av og lade batteriene.
Hos SoCentral har du 5 uker ferie og vi forventer at du tar minimum 4 uker ferie hvert år. I tillegg til ferie og de nasjonale fridagene tar vi også fri i romjulen og påsken.
Utover dette kan du ta fri når du trenger det, men du skal varsle dette så tidlig som mulig. Det er også viktig at du avklarer om det er leveranser eller viktige møter som er avhengig av deg i den perioden du vil være borte - spesielt hvis andre må overta noen av dine oppgaver.
Ansatte med driftsansvar for miljøet skal som hovedregel avvikle ferie i juli og første halvdel av august, samt jul/romjul og påske.
Har du fått barn?
Hurra!
SoCentral vil tilrettelegge for at du kan være både best som foreldre og best i ditt fag. Det gjelder både om du har behov for ammefri, tilrettelegging for fleksibel foreldrepermisjon eller rett og slett når du må dra tidlig for å hente i barnehagen.
For lønn over statens satser betaler SoCentral ut mellomlegget gjennom foreldrepermisjon.
Andre verv
Det er ikke utenkelig at du enten ønsker eller blir spurt om å ta på deg styreverv. Dette kan være i selskaper og organisasjoner som både er helt frakoblet SoCentral eller som er del av det økosystemet vi opererer i.
I de aller fleste tilfeller er dette positivt, men det er noen spørsmål vi ønsker at du stiller deg selv før du tar på deg styreverv:
Er det en mulig interessekonflikt?Kan styrevervet komme i konflikt med SoCentrals interesser, miljøbygging, prosjekter eller samarbeidspartnere – nå eller i fremtiden?
Hvordan påvirker det din tid og kapasitet?Har du nok tid og overskudd til å ivareta både din rolle i SoCentral og det nye styrevervet uten at det går utover kvalitet eller ansvar?
Kan det skape uheldige bindinger eller dobbeltroller?Vil det nye vervet kunne gjøre det vanskelig å opptre uavhengig eller åpen i situasjoner hvor SoCentral og det andre selskapet møtes?
Er det relevant eller verdifullt for SoCentral?Kan vervet bidra til innsikt, nettverk eller kompetanse som er positivt for SoCentral – og er det i så fall verdt å vurdere om det bør være en del av en felles strategi?
Har du informert de andre aksjonærene i forkant?I tråd med aksjonæravtalen (også gjeldende for ansatte som ikke er partnere) skal alle relevante nye verv deles med de øvrige aksjonærene før man takker ja.
Hvis du er usikker på svaret på en eller flere av disse spørsmålene bør du ta en prat med daglig leder.