Inkluderingsdager


Denne håndboka er laget for prosjektledere for  inkluderingsdager , spesielt med tanke på oppstart av inkluderingsdager for første gang i et nytt område. Den inkluderer også en  åpen ressursmappe  på Google Drive.

https://slite.com/api/files/CkMIz9riA6BDkS/assets_kb_-mhl1ahtgtwn1ag2vadz_-mhl2vkjmqunfblk6mup_0.jpeg?apiToken=eyJhbGciOiJIUzI1NiIsImtpZCI6IjIwMjMtMDUtMDQifQ.eyJzY29wZSI6Im5vdGUtZXhwb3J0IiwibmlkIjoiRTFHTGhBRnVMMUhFeHUiLCJpYXQiOjE3MjkyMjcwNTEsImlzcyI6Imh0dHBzOi8vc2xpdGUuY29tIiwianRpIjoibUg2NlRIb2lIa3pYTkwiLCJleHAiOjE3MzE4MTkwNTF9.6BFDo62alW14tVSpx6PoL9HniDlcYBRIFfLCcVEhi2w
Håndboka er utviklet av Mathilde Blichfeldt Mjønes (Kybri) og Marie Harbo Dahle (SoCentral), med bidrag fra Samra Tarabie (SoCentral), Håkon Iversen (SoCentral), samt Helge Årsvoll (Kirkens Bymisjon Stavanger).

Når du har lest håndboken er du klar til å sette i gang med inkluderingsdager. Du kan selvfølgelig også spørre om hjelp og dele råd og tips med de andre inkluderingsdagene rundt om i Norge.

Har du innspill eller forslag som kan gjøre håndboka bedre og mer nyttig, kan du sende dem på epost til  post@socentral.no .

Alle foto er tatt av Nabeeh Saman og Olav Helland. Håndboka for inkluderingsdagene er laget med støtte fra  Kavlifondet . Se  www.inkluderingsdag.no  for mer informasjon om arrangementer

Introduksjon


https://slite.com/api/files/h4OdwxlM2EezBr/image8.jpeg?apiToken=eyJhbGciOiJIUzI1NiIsImtpZCI6IjIwMjMtMDUtMDQifQ.eyJzY29wZSI6Im5vdGUtZXhwb3J0IiwibmlkIjoiRTFHTGhBRnVMMUhFeHUiLCJpYXQiOjE3MjkyMjcwNTEsImlzcyI6Imh0dHBzOi8vc2xpdGUuY29tIiwianRpIjoibUg2NlRIb2lIa3pYTkwiLCJleHAiOjE3MzE4MTkwNTF9.6BFDo62alW14tVSpx6PoL9HniDlcYBRIFfLCcVEhi2w

Hva er inkluderingsdagene?

Inkludering og integrering får vi aller best til i samarbeid. Derfor er inkluderingsdagene en regelmessig møteplass for alle som jobber med inkludering i et lokalsamfunn, en by eller et område. Målet er å få til bedre samspill og samarbeid om inkludering, på tvers av sektorer. Deltakerne kommer alle fra praksisfeltet - det er de som jobber med eller er engasjert i inkluderingsarbeidet hver dag. Vi legger til rette for at de får anledning til å bli kjent med og forstå hverandre. Dette bygger tillit og styrker relasjoner over tid.

Inkludering som begrep

Inkluderingsdagene bygger på en forståelse av hele lokalsamfunnets rolle i inkluderingen. Inkludering og forebygging av utenforskap skjer når ulike generasjoner og ulike miljøer møtes i nye fellesskap. Derfor er inkluderingsdagene en møteplass for de som jobber med inkludering av både ungdom, eldre, barn, minoriteter eller mennesker utenfor arbeidslivet. Gjennom inkluderingsdagene skaper vi en kultur for å hjelpe og dele erfaringer med hverandre på tvers av sektorer, i tillegg til at deltakerne blir inspirert, får oversikt, og faglig påfyll.

Metodikken for inkluderingsdagene kjennetegnes av
  • En nøytral, åpen og regelmessig arena hvor alle aktører kan føle seg hjemme og møtes som likeverdige
  • En fast, gjenkjennbar ramme med faglige innledninger
  • Arbeid individuelt og i grupper, gjennom workshop-øvelser som åpner for nye koblinger og samarbeid på tvers
  • Et gratis fellesmåltid som tilrettelegger for mer uformell kontakt
  • En enkel infrastruktur som minimerer tid og penger brukt på administrasjon
Deltakerne på inkluderingsdagene er for eksempel
  • Veiledere og saksbehandlere i kommune og bydel
  • Ansatte i frivillige organisasjoner
  • Gründere og sosiale entreprenører
  • Ansatte næringslivet
  • Studenter og forskere

Tematisk innramming

Hver inkluderingsdag har et overordnet tema, som vi utforsker både gjennom faglige innledninger og arbeid i grupper (som vi kaller workshop-delen av dagen). Tema kan f. eks være Grønne arbeidsplasser, Samskaping, eller Ungdom og psykisk helse. Et tips fra prosjektleder i Stavanger - å knytte temaene for inkluderingsdagene til bærekraftsmålene førte til at de fikk innvilget støtte fra en lokal stiftelse. Sett tema som engasjerer bredt, men som samtidig er konkret nok til at deltakerne ser at det relevant for det de driver med.
Inkluderingsdagene kan også brukes for å komme i gang med et initiativ eller et prosjekt i et område, eller for å gi konkrete tips og innspill til en eksisterende satsing. Da kan deltakernes kompetanse og erfaring komme til nytte, samtidig som de blir kjent og lærer noe gjennom å jobbe sammen. Da blir møteplassen også noe mer enn kun faglig prat. Dette tester vi i Oslo høsten 2020, ved å bruke en inkluderingsdag som oppstartssamling for et prosjekt som skal utvikle et nytt grendehus for barn og unge på Sagene.

Hva slags arrangement er egentlig inkluderingsdagene?

Etter å ha lest dette tenker du kanskje at inkluderingsdagene ligner på mange arrangementer, frokostseminarer og møteplasser. Det gjør de - men det er imidlertid et par ting vi tror gjør dem litt annerledes. Vi starter alle inkluderingsdager med å hilse på folk i døra (eller på Zoom!), og guide dem gjennom en enkel innsjekk - vi bruker malertape og tusj for å lage en enkel navnelapp. Før vi starter programmet, har vi også en mer mental innsjekk. Det kan for eksempel være at du forteller sidemannen hvorfor du er her i dag, eller at alle må hilse på 3 stykker i rommet før de setter seg. Dette gjør vi også digitalt i Zoom.
Det er deltakerne som er i fokus på inkluderingsdagene - vi prioriterer ikke å hente inn kjente foredragsholdere, eller at politikere skal komme og holde en 5 minutters innledning, og så gå sin vei. Vi forventer at alle innledere (så langt det lar seg gjøre) deltar i hele workshopen og dermed fortsetter diskusjonen og koblingen med de andre deltakerne.
Inkluderingsdagene er også til for å gjøre stas på en gruppe hardtarbeidende, engasjerte mennesker som dedikerer sine karrierer eller sitt engasjement til å gjøre samfunnet bedre for andre. De fortjener en gratis lunsj, en god kaffe, og rom i hverdagen til å reflektere og utvikle seg sammen med andre. Derfor er det også viktig for oss at inkluderingsdagene er åpne og gratis, slik at økonomi ikke skal være et hinder for deltakelse.

Organisering, roller og ansvar


https://slite.com/api/files/yISYcCTbix3lOi/image2.jpeg?apiToken=eyJhbGciOiJIUzI1NiIsImtpZCI6IjIwMjMtMDUtMDQifQ.eyJzY29wZSI6Im5vdGUtZXhwb3J0IiwibmlkIjoiRTFHTGhBRnVMMUhFeHUiLCJpYXQiOjE3MjkyMjcwNTEsImlzcyI6Imh0dHBzOi8vc2xpdGUuY29tIiwianRpIjoibUg2NlRIb2lIa3pYTkwiLCJleHAiOjE3MzE4MTkwNTF9.6BFDo62alW14tVSpx6PoL9HniDlcYBRIFfLCcVEhi2w

Oppstart og organisering

Hvem kan starte og drive en inkluderingsdag? Og hvordan organiserer vi arbeidet best? Metoden og konseptet inkluderingsdagene som er beskrevet i denne håndboka er utviklet av SoCentral og Kybri, og senere videreutviklet gjennom oppstarten av inkluderingsdagene i Rogaland. Dette fikk vi økonomisk støtte til fra Kavlifondet. I starten vil vi jobbe sammen med deg som prosjektleder for å finne ut av hvilken organisering som passer best der du jobber. Etter at denne etableringsfasen er ferdig vil du jobbe videre med å drive inkluderingsdagene. Her er noen eksempler på hvordan det kan gjøres.

Oppstarten i Oslo

I 2016 samarbeidet SoCentral med Oslo kommune og en kanadisk stiftelse om å finansiere og utvikle et inkubatorprogram for sosiale entreprenører som jobbet med å få flyktninger tilbake i arbeid. Vi fikk til mye spennende, blant annet fikk nesten 50 flyktninger betalt arbeid i løpet av programmet. Men vi opplevde at økosystemet rundt entreprenørene ikke var veldig utviklet. Det var vanskelig for mange kommuner og bydeler å forstå hva de gjorde, og de hadde heller ikke særlig god kunnskap om offentlig sektor. I tillegg var det masse frivillige aktører som jobbet i samme felt, og som de heller ikke hadde kontakt med.
Alle disse ulike aktørene jobber jo for det samme - en bedre inkludering og integrering. Men det var behov for mer kontakt, bedre tillit, og mer samarbeid. Vi begynte å teste ut integreringsdagen (som den først het) høsten 2016, og utviklet den videre gjennom 2017, blant annet med midler og støtte fra EU-prosjektet  Social Innovation Community  og ulike  tilskuddsordninger  fra kommunen.
Organisering i Oslo oppsummert
  • Prosjektteam (3 personer) som sammen søker om tilskudd for å dekke timearbeid
  • Teamet består av prosjektleder (fra SoCentral), en fasilitator (fra Kybri AS) og en prosjektmedarbeider (fra SoCentral). I tillegg har det vært flere sparringspartnere/støttespillere i SoCentral. Teamet har vært autonom og oppgavestyrt, og er kjennetegnet av en effektiv arbeidsmåte med lite administrasjon og få møter.
  • Ressursgruppe (4 personer) som fungerer litt som et styre (deltar på møter ca. 2 ganger i halvåret og kan sparres med løpende)
  • Prosjektfinansiering fra blant annet ulike tilskudd fra Oslo kommune, tildeling fra Sparebankstiftelsen og samarbeid om enkelt-dager med andre aktører som tar utgifter til arbeidstimer, lokaler og/eller servering

Oppstarten i Rogaland

I etableringen av nye steder har vi sett at det er nyttig å tenke på ulike roller. Det er behov for en lokal gjennomføringspartner (mer om dette under) som har prosjektledelsen, en eller flere lokale finansieringspartnere, og en eller flere kommunale partnere. En lokal partner kan ha én eller flere roller. I Rogaland er f. eks Kirkens bymisjon hovedgjennomføringspartner, Sølvberget er gjennomføringspartner og kommunal partner, og Samfunnssentralen er finansieringspartner og gjennomføringspartner.
Organisering i Rogaland oppsummert
  • Prosjektleder fra Kirkens bymisjon
  • Arbeidsgruppe med en ressurs hver fra Storhaug Unlimited (bydelen), Sølvberget bibliotek og kulturhus, og Samfunnssentralen som bidrar med timer
  • Prosjektfinansiering fra Samfunssentralen, samt tilskudd fra Sparebankstiftelsen SR Bank

Roller

Det å starte noe nytt sammen kan utfordre alle de ulike samarbeidspartnerne på ulike måter.
Noen har kanskje et bredt mandat og kan sette i gang, mens andre må jobbe med forankring i egen organisasjon før de kan forplikte seg til å bruke tid og ressurser på samarbeidet. Vår erfaring er at det er nyttig at disse ulike rollene fylles:
  • Prosjektledelse
  • Kommunal partner
  • Finansieringspartner
  • Gjennomføringspartner
  • Ressursgruppe/arbeidsgruppe
Én organisasjon kan gjerne fylle flere av disse funksjonene - f.eks er Samfunnssentralen både med og finansierer inkluderingsdagene i Rogaland, men også med i arbeidsgruppa.

Planlegging

Det kan være lurt å ha ett arbeidsmøte i måneden, hvor dere planlegger og fordeler arbeidsoppgaver. Dette kan f. eks gjøres rett etter at en inkluderingsdag er gjennomført, sånn at dere uansett er samlet og kan benytte anledningen til å reflektere og lære etter gjennomføringen. Planleggingen består ofte av disse trinnene. Du finner også en mal for planleggingsmøter i ressursmappa du kan bruke.
    .1Sette tema sammen med ressurs eller arbeidsgruppe
    .2Sikre at lokaler er ledige på ønsket tidspunkt
    .3Finne innledere
    .aHvem kan belyse dette temaet, f. eks gjennom et eksempel eller en erfaring?
    .bHusk mangfold og bredde! Så langt det er mulig, bør innledere representere de ulike sektorene (offentlig, privat, frivillig), og ha et mangfold av bakgrunn og erfaringer (kjønn, kulturell bakgrunn m.m.)
    .4Invitere innledere
    .aFortelle om programmet
    .bSpør om de har noen spørsmål de vil ha svar på/bruke deltagerne til å sparre på?
    .cSende praktisk info uken før (oppmøtetidspunkt, hvor mange minutter de har tilgjengelig, oversendelse av presentasjoner osv.)
    .5Sende ut invitasjon til deltakere med Mailerlite (se Digitale verktøy)
    .aInfo om hva inkuderingsdagene er
    .bPresentere tema for inkluderingsdagen
    .cPresentere innledere med lenker, hvis disse er klare
    .dOm opplegg for workshop er klart: dele dette
    .eInfo om hvordan man kan melde seg på nyhetsbrevet
    .fInfo om hvem som arrangerer inkluderingsdagene
    .gLink til påmeldingsskjema
    .hInformere om det er en fysisk eller digital inkluderingsdag
    .6Bestille lunsj og kaffe/te
<aside> <img src="data:image/svg+xml,%3csvg xmlns=' http://www.w3.org/2000/svg ' viewBox='0 0 24 24' stroke='%23eab308' fill='none' stroke-linecap='round' stroke-width='1.75' stroke-linejoin='round'%3e%3cpath stroke='none' d='M0 0h24v24H0z' fill='none'/%3e%3ccircle cx='12' cy='12' r='9' /%3e%3cline x1='12' y1='8' x2='12.01' y2='8' /%3e%3cpolyline points='11 12 12 12 12 16 13 16' /%3e%3c/svg%3e" alt="data:image/svg+xml,%3csvg xmlns=' http://www.w3.org/2000/svg ' viewBox='0 0 24 24' stroke='%23eab308' fill='none' stroke-linecap='round' stroke-width='1.75' stroke-linejoin='round'%3e%3cpath stroke='none' d='M0 0h24v24H0z' fill='none'/%3e%3ccircle cx='12' cy='12' r='9' /%3e%3cline x1='12' y1='8' x2='12.01' y2='8' /%3e%3cpolyline points='11 12 12 12 12 16 13 16' /%3e%3c/svg%3e" width="40px" /> Husk!
Når vi jobber for bedre inkludering og en mer bærekraftig verden, er det viktig å starte med seg selv. Her er derfor noen spørsmål som kan veilede planleggingen:
  • Hvem står på scenen? Snakker de «om» eller «med»?
  • Hvem er deltakerne? Hva slags erfaringer, bakgrunner har de?
  • Hvis du ansetter noen i prosjektet – hvem ansetter du?
  • Når du bestiller mat og kaffe – fra hvilken leverandør?
  • Kaffe: fairtrade eller tilsvarende?
  • Lunsj: Fra sosial entreprenør eller frivillig organisasjon? Vegetar, halal? </aside>

Gjennomføring


https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/d9f7eeed-58cf-4fac-aca6-b2c3dcca35e8/image4.jpeg

Gangen på en vanlig inkluderingsdag fra A–Å

  • Kort, stående møte med arrangører
  • Gjennomgang av kjøreplan (se eksempler)
  • Gjennomgang av roller og ansvar selve dagen
  • Rigging av rom
  • Teknisk sjekk (lyd og presentasjoner)
  • Malertape og tusjer på alle bord
  • Kaffe, te og vann
  • Innsjekking av deltakere
  • Krysse av på liste (viktig mht. smittevern)
  • Deltakere skriver navn og ev. organisasjon på malertape, festes på klær
  • Ønske velkommen
  • Fortelle kort hva inkluderingsdagene er, og hva som er målet med denne spesifikke dagen (kort om tema)
  • Telle deltakere ved start. Fortell hvorfor vi teller (se under Effektmåling), og hvilke kategorier vi teller. hvor mange fra
  • Offentlig sektor
  • Privat sektor (sosiale entreprenører m.m.)
  • Frivillig sektor
  • Andre (studenter, jobbsøkende m.m.)
  • Telle hvor mange som er her for første gang
  • Kort innsjekk rundt bordene
  • Dette kan gjennomføres på ulike måter, f.eks. kort ved at alle deltagere forteller navn, hvorfor de er her i dag
  • Faglige presentasjoner. Oppgaver:
  • Styre det tekniske (lyd og presentasjoner)
  • Vise lapper med antall minutter som er igjen til den som snakker, for å hjelpe med å passe tiden (f.eks 2 min og 0 min)
  • Introdusere og takke innledere
  • Kaffepause
  • Workshop - arbeid i grupper
  • Open mic - 10 minutter der deltakerene kan dele, reflektere eller invitere fritt
  • Felles oppsummering i plenum
  • Gratis lunsj og mulighet for mingling og fortsatt samtaler

Digital inkluderingsdag - erfaringer og tips

Vanligvis møtes mellom 40 og 100 mennesker til et månedlig seminar i Oslo, og tilsvarende i Rogaland. Da vi i mars 2020 skjønte at vi ikke lenger kunne møtes som vanlig, på grunn av corona-situasjonen, måtte vi finne nye måter å la deltakerne møtes på. Derfor testet vi ut det å bringe sammen det samme nettverket i en digital møteplass. Vi tok i bruk Zoom, og gjennomførte noen seminarer med faglige innlegg og deretter diskusjon og erfaringsutveksling i små grupper.
Det har fungert svært godt, og vi oppdager nå mulighetene som ligger i å ha en arena hvor hele Norge kan delta, uansett hvor de sitter. Etterhvert har vi også begynt å ha arrangementer hvor vi har deltakere som normalt, men der innleggene også kan følges i et Zoom-møte.
Et digitalt arrangement krever nøye planlegging av kjøreplan, koordinering med innledere som sitter i sine ulike hjemmekontor, og en annen oppfølging av deltakere i forkant for å sikre at alle får tilgang på plattformen. Og med høy grad av deltakelse (100-300 eller mer), krever det flere ressurser som er til stede i møtet som arrangører, f. eks å følge det tekniske, løse utfordringer som oppstår underveis, og ivareta datasikkerheten. Det er viktig med en egen kjøreplan for digitale arrangementer, som er enda mer detaljert enn vanlig. Se eksempel på dette i  delt ressursmappe .

Etterarbeid

E-post-oppsummering

Til deltagere med epost (f. eks i Mailerlite)
  • Kort oppsummering av tema
  • Dele presentasjoner fra innledere
  • Evt. dele output fra workshop
  • Dele bilder (husk å kreditere fotograf)
  • Evt. annen info (kommende arrangementer, prosjekter osv.)
  • Info om hva inkuderingsdagene er
  • Presentere neste dag og tema for
  • Info om hvordan man kan melde seg på nyhetsbrevet
  • Info om hvem som arrangerer inkluderingsdagene

Løpende henvendelser

På mail, telefon og eventuelt Slack fra deltakere som f. eks
  • Ønsker å melde seg på listen
  • Ønsker å melde seg som foredragsholder
  • Har ønsker eller tips til tema/øvelser
  • Vil kobles med andre deltakere

Effektmåling

Målet med inkluderingsdagene er koblinger og samarbeid på tvers, og at deltakerne skal få ny kunnskap og kompetanse. Hvordan vet vi at vi får til det? Vi trenger ikke drive med veldig avansert statistikk, men med noen enkle grep kan vi få ganske mye informasjon.
1. Vi teller antall og andel deltakere hver gang (se Gjennomføring)
  • Hvis vi kun har deltakere fra f. eks. frivillig sektor, er vi ikke en møteplass på tvers
  • Det ligger mal for datainnsamling i ressursmappen. Last ned en kopi, og fyll ut denne oversikten hver gang du har telt.
2. Vi har regelmessige spørreundersøkelser
  • Det ligger mal for spørreskjema i ressursmappe. Lag en kopi av denne før du bruker den.
  • Disse bør gjennomføres f. eks. siste inkluderingsdag før jul og før sommeren
  • Du får høyere svarprosent om du setter av 5 min til utfylling av spørreskjema mens deltakerne er der, f. eks. som nest siste punkt i programmet, enn hvis du sender det ut på epost. Print ut skjemaer og samle inn, og legg resultatene i et excel-skjema i etterkant.
  • Still de samme spørsmålene over tid, så du kan sammenligne resultater over tid.

Økonomi

I Oslo regner vi med at en inkluderingsdag koster ca. 30 000-40 000 kr å arrangere hver gang, dersom du har ca. 50 deltakere. Da inkluderer vi alle utgifter til lønn og servering. Vi låne lokaler gratis, så disse har vi ikke ført inn i dette budsjettet.
I Rogaland er de 4 i arbeidsgruppen og det blir derfor noen flere arbeidstimer brukt, knyttet til et arrangement. De har også noe høyere kostnader på mat/drikke pr deltaker (ca 145,- pr stk) og et budsjett for en Inkluderingsdag i Rogaland på 50 deltakere blir ca 50 000,-.

Budsjetteksempel fra Oslo

Timesats er satt til 1 200,- og det er tatt utgangspunkt i 50 deltakere.

Digitale verktøy

Epostkommunikasjon

  • Vi bruker epostprogrammet  Mailerlite , og om du ønsker får du en egen bruker til innlogging
  • Hvert område som har inkluderingsdager har to egne maler
  • Invitasjon
  • Oppsummering
  • Hvert område har også en egen liste med deltakere

Påmelding

  • Vi anbefaler at du tar påmelding til hver inkluderingsdag. Da vet du hvor mange du skal bestille mat til, og du kan ivareta krav til smittevern.
  • Se ressursmappen for et eksempel på påmeldingsskjema.
  • Husk GDPR - når noen melder seg på må de alltid samtykke til at de ønsker å motta videre informasjon fra deg til denne kontaktadressen.
  • Etter at inkluderingsdagen er gjennomført, legger du til de som har ønsket å melde seg på epostlista inn i Mailerlite. Husk å legge dem til i riktig liste.

Nettside

  •  www.inkluderingsdager.no  /  www.inkluderingsdag.no  /  www.inkluderingsdagene.no 
  • Felles nettside som SoCentral (foreløpig) administrerer
  • Du kan få redigeringstilgang til denne nettsiden, slik at du kan endre på datoer.

Kommunikasjonskanal

I et forsøk på å samle alle de som deltar i inkluderingsdagene på ett sted for å oppnå størst mulig deling av ideer og erfaringer, har vi laget en Slack-kanal på  inkluderingsdager.slack.com , hvor deltakere kan finne hverandre og kommunisere også mellom dagene. Her finner man folk fra inkluderingsdagene i Oslo, Rogaland, og etterhvert flere steder i Norge.
Det er en kommunikasjonsform som er åpnere enn epost, men som også er fleksibel og derfor passende til arbeid. Det gir rask tilgang til temaer, arrangementer og enkelte personer. Det er mulig å lage åpne kanaler, lukkede kanaler, sende direktebeskjeder, fildeling, arkivering av meldinger, og man kan søke opp tidligere relevant informasjon som har vært diskutert/utvekslet).
Erfaringene så langt er at Slack er lite brukt, både i Oslo og Rogaland. Vi har ikke noe godt alternativ ennå, og tester med andre oversikter og Facebook-grupper har heller ikke vært vellykkede. Her har vi altså fortsatt et potensiale, og vi ser på nye alternativer fortløpende.

Workshop

Her finner du et utgangspunkt for å kunne planlegge en god workshop. I ressursmappa finner du også eksempler på kjøreplaner. Hvert arrangement følger et fast opplegg, som ser sånn ut:
  • Registrering og småprat
  • Velkommen og innsjekk rundt bordene
  • Faglige innlegg
  • Workshop
  • Ordet fritt
  • Gratis lunsj og småprat
På hver inkluderingsdag settes det av tid til arbeid i grupper/workshop, direkte relatert til dagens tema og de faglige innleggene som er holdt. Under følger noen spørsmål man kan stille seg som hjelp i planleggingen og gjennomføringen.

Forberedelse

Hva er målet med dagens workshop, og hva ønsker vi å sitte igjen med når økten er ferdig?
Ønsker man f.eks. innspill på en problemstilling, ideer til et konkret prosjekt, eller å gi deltagerne mulighet til å utveksle erfaringer? På en inkluderingsdag er hovedmålet ofte det siste; å gi deltagerne en mulighet til å få dele erfaringer, stille hverandre spørsmål, og gjennom det se nye muligheter, både for nytt samarbeid og for videreutvikling av sitt eget prosjekt/arbeid.
I hvor store grupper bør deltagerne jobbe?
Gruppestørrelsen avhenger av oppgavene som skal løses, men som hovedregel bør det være 4–8 deltagere i hver gruppe.
Hvilke spørsmål skal deltagerne jobbe med, og hvordan? Hvilke øvelser/oppgaver kan passe til dagens workshop?
Det kan være fornuftig å be innlederne komme med input på mulige problemstillinger/oppgaver, kanskje har de et pågående prosjekt de ønsker innspill på fra deltagerne? Kanskje ønsker de å være bordvert ved en stasjon/problemstilling? Det viktigste er å lage spørsmål som gjør at deltagerne får diskutert, utvekslet erfaringer og kommet med nye ideer. Som hovedregel er det denne utvekslingen som er å regne som “output”, og det er sjelden at det blir produsert noe konkret som skal brukes av noen i etterkant.
Hvordan skal rommet organiseres?
Dersom det er mulig, bør man organisere rommet slik at deltagerne er naturlig inndelt i grupper fra de setter seg på starten av dagen. Dersom man kan unngå å rigge om rommet i løpet av en inkluderingsdag, er det en fordel, men man kan også bruke en kaffepause midt i programmet for å rigge om. Dersom man ser at de som er kollegaer/kjente fra tidligere har plassert seg sammen, kan man be folk om å bytte plassering i en pause eller før workshop-delen starter. Det er en fordel for dynamikken i gruppene at folk fra samme organisasjon sprer seg på flere grupper, og at det også er representanter fra ulike sektorer rundt hvert bord (dette siste er vanskeligere å kontrollere).

Gjennomføring

En workshop (fasilitert prosess) har tre faser: Åpne, undersøke og lukke. I hver fase er det tre elementer å være oppmerksom på, som du som fasilitator forsøker å balansere. Disse elementene er hva (innhold), hvem (relasjoner/kompetanse) og hvordan (prosess). I tillegg skal man være oppmerksom på hvorfor man gjør det man gjør. Underveis i en workshop kan man stille seg disse spørsmålene:
  • Har deltagerne forstått oppgaven, eller trenger de hjelp til å komme i gang?
  • Holder de seg til oppgaven, eller er det behov for å klargjøre/hjelpe samtalen videre?
  • Hva skriver de på plansjene? Lytt til diskusjonene rundt bordene for å få ideer til oppsummering/lukking
  • Er de ferdige med å diskutere, og klare for å runde av samtalen? Spør ved de ulike bordene, og gi dem et hint om at de bør fullføre resonnementet/skrive ned innspill på plansjen.
Når arbeidet i grupper avsluttes og lukkes, kommenterer du som fasilitator høyt ut fra observasjoner i de ulike gruppene. Du kan evt. lese høyt fra noen plansjer, og be om innspill/kommentarer fra deltagere. Er det noen som ønsker å dele høyt fra sin gruppe så alle kan høre? Dersom lokalet tillater det, er det fint at du som ordstyrer beveger deg rundt i lokalet for å aktivere ulike deltagere.